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Effiziente Betriebsmittelverwaltung mit der Softwarelösung von Timly
Vor der Aufgabe, die Betriebsmittelverwaltung effizient zu gestalten, stehen Verantwortliche in Unternehmen aller Größen und Fachbereiche. In der Baubranche spielt die Inventarverwaltung eine besondere Rolle. Nirgendwo sonst sind Werkzeuge und Maschinen so häufig an unterschiedlichen Orten und unter teils schwierigen Bedingungen im Einsatz. Sämtliches Inventar von Grund auf digital zu erfassen und ganzheitlich mit einer Software zu administrieren, vereinfacht die Materialverwaltung nachhaltig. Es entsteht ein zentraler Ablageort für alle Informationen rund um die notwendigen Arbeitsmittel. Gerätebeschreibungen und Betriebsanleitungen finden in der digitalen Akte eines Assets genauso ihren Platz, wie Zuordnungen zu Standorten oder anstehende Wartungstermine. Viele Firmen aus unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern des #Handwerks zählen daher schon zu den zufriedenen Kunden von Timly.
Betriebsmittelverwaltung – Definition und Hintergrundinformationen
Die Betriebsmittel eines Unternehmens umfassen alle zur Verrichtung der anfallenden Arbeiten notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien. Im weitesten Sinne sind dies auch Fahrzeuge und festes Inventar wie Möbel. Die Betriebsmittelverwaltung beschäftigt sich entsprechend mit allen administrativen Tätigkeiten, die erforderlich sind, damit diese in ausreichender Anzahl und im funktionsfähigen Zustand an den vorgesehenen Arbeitsorten vorhanden sind. So unterschiedlich wie Inventargegenstände in einem Betrieb sein können, so anspruchsvoll ist es, diese allesamt einheitlich und effektiv zu betreuen.
Wird hierfür keine zentrale Management-Software verwendet, müssen Mitarbeiter immerzu verschiedene Informationsquellen berücksichtigen und dort festgehaltene Daten manuell verknüpfen. Das verursacht unnötigen Arbeitsaufwand und erhöht die Fehleranfälligkeit. Timly ist dafür konzipiert worden, Inventar ganzheitlich zu erfassen. Es ist mit den integrierten dynamischen Profilen möglich, jegliche Gegenstände sinnvoll abzubilden. Die einmal erhobenen Daten werden smart zur Verwaltung von Betriebsmitteln genutzt. So benachrichtigt zum Beispiel die Kalenderfunktion automatisch Verantwortliche über anstehende Wartungen und die Materialverwaltung warnt bei Erreichen kritischer Füllstände. Der Datenbestand kann sogar für die alljährlich anstehende Inventur verwendet werden.
Für Betriebsmittelverwaltung #Software einsetzen – professionelle Umsetzung mit Timly
Die systematische Erfassung von Assets in der Betriebsmittelverwaltung beginnt bei Timly mit der Zuordnung eines QR-Codes. So ist es in der Folge möglich, das Profil eines Gerätes mit einem Barcode-Scanner zeitsparend aufzurufen. In den flexiblen Profilen finden alle notwendigen Informationen Platz. Neben technischen Detailinformationen können nahezu alle erdenklichen Dokumente verknüpft werden, zum Beispiel Wartungsprotokolle und Sicherheitshinweise für den Betrieb. Das Hinterlegen von Standorten oder die feste Zuordnung zu einem Kundendienstfahrzeug ersparen künftige Suchen. Mögliche persönliche Verantwortlichkeiten erhöhen erfahrungsgemäß den sorgsamen Umgang mit hochwertigem Werkzeug und verbessern die Werkzeugverwaltung. Für jeden Gegenstand ist ein eigener Kalender vorhanden, der anstehende Termine beinhaltet. Auf Wunsch lassen sich IoT-Tracker einbinden, die eine GPS-Ortung oder das Kontrollieren von Betriebstemperaturen ermöglichen. Die automatische Füllstandüberwachung erspart wiederholte manuelle Kontrollen. Mit einer solchen Lagerverwaltung Software kann demnach sowohl Zeit als auch Geld gespart werden.
Smartphone, App und Cloud: Zutaten für eine moderne Inventarverwaltung
Eine Betriebsmittelverwaltung ist nur effektiv, wenn sie sowohl im Büro als auch vor Ort auf der Baustelle zur Verfügung steht. Timly setzt daher einen DSGVO-konformen Cloudspeicher ein. Details zur technischen Umsetzung und zur Garantie der Einhaltung relevanter Vorschriften finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Um das Profil eines Arbeitsmittels aufzurufen, ist nur eine Internetverbindung notwendig. Es eignet sich jedes internetfähige Endgerät, um mit Timly zu arbeiten. Für Smartphones und Tablets steht eine optimierte App zur Verfügung. Die Kamera des Gerätes dient zugleich als Barcode-Scanner für den QR-Code.
Auf diese Weise ist es mit kaum Aufwand verbunden, verantwortliche Mitarbeiter bei der Ausgabe von Werkzeugen einzutragen. Defekte lassen sich direkt über die App melden. Der aktuelle Zustand eines Arbeitsmittels kann mit einem Foto dokumentiert und im Profil festgehalten werden. Letztlich hat jeder berechtigte Mitarbeiter durch die Timly-App permanent die Möglichkeit, sich für seine Arbeit notwendige Informationen in Echtzeit zu verschaffen und fehlende Daten zu ergänzen. Davon profitiert auch die betriebswirtschaftliche Verwaltung der Assets. In der digitalen Akte einer Maschine liegen alle benötigten Fakten zu Reparaturanfälligkeit und Wartungsbedarf vor.
Warum bei der Betriebsmittelverwaltung Excel an seine Grenzen stößt
In vielen Unternehmen ist es üblich, Datenbestände in Excel-Tabellen zu verwalten. Die Software ist im häufig vorhandenen Office-Paket enthalten und die meisten Mitarbeiter sind mit der Bedienung vertraut. Dennoch taugt die universelle Tabellenkalkulation nur bedingt, um die komplexen Anforderungen an eine Software zur Betriebsmittelverwaltung zu erfüllen. Excel-Sheets werden unübersichtlich, wenn eine große Anzahl an Datensätzen mit unterschiedlichen Eigenschaften eingetragen werden soll. Die Mehrbenutzerfähigkeit ist ebenso nur bedingt gegeben, wie eine feingranulare Berechtigungsverwaltung. Die Nutzung einer über das Netzwerk freigegebenen Excel- Tabelle, unterwegs, von einem Smartphone aus, ist mit vertretbarem Aufwand kaum praktisch umsetzbar. Timly hingegen arbeitet mit einer performanten Datenbank. Es werden dem Nutzer nur die erforderlichen Daten angezeigt – sofern die entsprechende Berechtigung vorliegt. Dies führt zu schlanken, praxistauglichen Ausgaben in der mobilen App.
Gibt es für die Betriebsmittelverwaltung Freeware, die wirklich geeignet ist?
Vor der Anschaffung einer professionellen Software, die laufende Kosten verursacht, liegt der Gedanke nahe, sich nach kostenfreien Alternativen umzusehen. Betrifft das gesuchte Programm allerdings eine Kernfunktionalität wie die Betriebsmittelverwaltung eines Unternehmens, sollte eine sorgfältige Prüfung erfolgen. Die Bereitstellung und Absicherung eines Cloudspeichers verursachen Kosten. Ebenso die permanente Weiterentwicklung einer Software und das Anbieten von Sicherheitsupdates. Herausgeber von Freeware finanzieren dies häufig durch Werbung. Zum Teil begrenzen sie auch die Funktionalität des Programmes und bieten eine Freischaltung von Features gegen Bezahlung an. Verwenden Sie Freeware, haben Sie zudem keine Ansprüche gegenüber dem Entwickler. Treten Fehler auf oder stellen die Herausgeber plötzlich die Weiterentwicklung ein, führt dies zu Schwierigkeiten. Timly verfügt über ein professionelles Entwickler-Team und eine Service Hotline mit geschulten Support-Mitarbeitern. Diese sorgen für schnelle Hilfe beim Auftreten von Problemen. Ihre Mitarbeiter müssen keine wertvolle Arbeitszeit aufwenden und können sich um ihre eigentliche Tätigkeit kümmern.
Alle Ressourcen im Blick: Inventarisierungssoftware zahlt sich aus
Timly hat bereits Verantwortliche zahlreicher Unternehmen überzeugt. Gerade zur Koordination der Arbeitsmittel hat sich die Softwarelösung auf Großbaustellen bewährt. Ein herausragendes Beispiel ist die ARGE des Bauprojekts am Berner Hauptbahnhof – eines der wenigen Großprojekte dieser Art, das im vorgesehenen Zeitplan bleibt. Die konsequente Umsetzung einer professionellen Inventarverwaltung spart Ressourcen und optimiert Arbeitsabläufe. Der sorgsame Umgang mit wertvollen Arbeitsmitteln wird in allen Phasen der Nutzung gefördert, wenn notwendige Informationen dort zur Verfügung stehen, wo damit gearbeitet werden muss. Für Interessierte bietet Timly einen Testzugang zu seinem cloudbasierten Service an. Damit Sie sich in Ruhe von Funktionen und Handhabung der Betriebsmittelverwaltung überzeugen können.
